EIN ve ITIN Nedir, Türkiye'den Nasıl Alınır? Farkları ve Başvuru Yolları

ABD'de şirket kurduğunda veya ABD'li bir platformla çalıştığında iki kısaltmayla mutlaka karşılaşırsın: EIN ve ITIN. İkisi de IRS (ABD Gelir İdaresi) tarafından verilen vergi kimlik numaralarıdır ama biri şirket, diğeri kişi içindir. Bu yazıda ikisinin farkını, Türkiye'den nasıl başvurulacağını ve en sık yapılan hataları IRS'in kendi talimatlarına dayanarak anlatıyoruz.

Bu yazı Amerika'da şirket kurmak rehberinin bir parçasıdır.

EIN nedir, kimin işine yarar?

EIN, IRS'in işletmelere verdiği dokuz haneli kimlik numarasıdır (ör. 12-3456789). Adındaki "employer" (işveren) seni yanıltmasın: çalışanın olmasa da şirketinin EIN'e ihtiyacı vardır. EIN şuralarda istenir:

• ABD'de şirket adına banka hesabı açarken
• Ödeme kuruluşları ve pazar yerlerinin vergi bilgisi adımlarında
• IRS'e verilen bildirimlerde (ör. yabancı sahipli tek üyeli LLC'lerin Form 5472 bildirimi)

IRS, EIN'in yalnız işletme faaliyetleri için kullanıldığını ve şahsi SSN veya ITIN yerine kullanılmaması gerektiğini vurgular.

Türkiye'den EIN nasıl alınır?

EIN başvurusu Form SS-4 ile yapılır. IRS'in Form SS-4 talimatları (yeni sekmede açılır) yabancı başvuru sahipleri için şu kuralları koyar:

Çevrim içi başvuru neden olmuyor?

IRS'in çevrim içi EIN sistemi, ABD'de ikametgâhı, asıl iş yeri veya ofisi olmayan başvuru sahiplerine kapalıdır. Ayrıca çevrim içi sistem, sorumlu kişinin geçerli bir SSN, EIN veya ITIN'e sahip olmasını şart koşar. Türkiye'de yaşayan bir LLC sahibi için bu iki koşul genelde sağlanmaz.

Yol 1: Telefon (yalnız uluslararası başvurular)

• Numara: +1 267-941-1099 (ücretsiz hat değildir)
• Saat: Doğu saatiyle (ET) hafta içi 06.00–23.00
• Arayan kişi EIN'i almaya ve SS-4 hakkındaki soruları yanıtlamaya yetkili olmalıdır.
• IRS temsilcisi isterse imzalı SS-4'ü 24 saat içinde faksla veya postayla göndermen gerekir.

Telefon yolu hızlıdır ama İngilizce soru-cevap gerektirir ve bekleme süreleri uzun olabilir. Formu önceden eksiksiz doldurup önünde tutarak ara.

Yol 2: Faks

• ABD dışından faks numarası: +1 304-707-9471
• EIN genellikle 4 iş günü içinde faksla geri gönderilir.
• Formdaki faks numarası alanını doldurmayı unutma; dönüş bu numaraya yapılır.

Yol 3: Posta

• Formu imzalayıp IRS'in yayımladığı adrese gönderirsin.
• EIN yaklaşık 4 haftada posta ile gelir; IRS, ihtiyaç duymadan en az 4–5 hafta önce başvurmanı önerir.

Form SS-4'te dikkat edilecek satırlar

"Sorumlu kişi" (responsible party), şirketi nihai olarak sahiplenen veya kontrol eden gerçek kişidir; bir şirket olamaz. Tek üyeli LLC'de bu genellikle sensin.

Başvuruyu bir aracı yapacaksa

Formdaki "Third Party Designee" bölümü, yetkilendirdiğin bir kişinin (ör. kuruluş hizmeti veren firma) SS-4 hakkındaki soruları yanıtlamasına ve EIN'i teslim almasına izin verir. Bu yetki EIN atanınca sona erer ve EIN bildirimi yine şirkete postalanır. Talimata göre aracının adresi veya telefonu şirketinkiyle aynıysa başvuru faks ya da posta ile yapılmalıdır. Yetkilendirmenin geçerli olması için formun imza bölümü doldurulmalıdır; yabancı başvurularda formu yetkili herhangi bir kişi imzalayabilir.

Telefonla başvuruya hazırlık

• Doldurulmuş SS-4'ü önüne al; temsilci sorularını formdaki sırayla sorar.
• Şirketin tam yasal adı, kuruluş eyaleti ve tarihi, adres bilgileri hazır olsun.
• Arama ücretlidir ve bekleme uzun sürebilir; sessiz bir ortamda, sabırla ara.
• Temsilci EIN'i görüşmede verirse numarayı tekrar ettirerek not al; ardından gelecek resmî bildirimi bekle.

ITIN nedir, gerçekten gerekli mi?

ITIN, SSN alamayan ama ABD'de federal bir vergi amacı olan kişilere verilen bireysel vergi numarasıdır. IRS'in ITIN sayfasına (yeni sekmede açılır) göre federal vergi amacı şunları kapsar:

• ABD federal vergi beyannamesi veren yerleşik olmayan yabancılar
• Vergi anlaşmasından yararlanmak isteyen yerleşik olmayan yabancılar
• ABD vatandaşı veya yerleşiğinin eşi/bakmakla yükümlü olduğu kişiler

Buradan çıkan pratik sonuç: Sadece EIN almak için ITIN'e ihtiyacın yok. Tek üyeli LLC'n için kişisel bir ABD vergi beyannamesi vermen gerekmiyorsa ITIN almaya uygun da olmayabilirsin. Bazı finans kuruluşları kendi süreçlerinde sahibinden ITIN isteyebilir; bu, IRS'in değil kurumun kendi gereksinimidir.

ITIN başvurusu nasıl yapılır?

• Başvuru Form W-7 ile yapılır ve genellikle ITIN'i gerektiren federal vergi beyannamesi (ör. Form 1040-NR) ile birlikte gönderilir.
• Kimlik belgelerinin aslı veya düzenleyen kurumca onaylı kopyası gerekir; IRS yetkili kabul acentaları (Certifying Acceptance Agent) belgeleri doğrulayarak aslını göndermeden başvuru yapmana yardımcı olabilir.
• IRS sonucu genellikle 7 hafta içinde bildirir; vergi sezonunda veya yurt dışından başvuruda 9–11 hafta sürebilir.

Platformlar ve vergi formları: W-8 mi W-9 mu?

Amazon, Etsy, ödeme kuruluşları ve bankalar, seni ABD vergi mevzuatı açısından sınıflandırmak için bir vergi görüşmesi (tax interview) yapar. Burada verdiğin yanıtlar, hangi formun (ABD kişileri için W-9, yabancı kişiler için W-8 ailesi) doldurulacağını belirler. Tek üyeli, yabancı sahipli LLC'lerde doğru seçim kafa karıştırıcı olabilir; çünkü şirket ABD'de kurulmuştur ama vergi açısından sahibinden ayrı sayılmaz. Bu adımı tahminle değil, yapını bilen bir vergi uzmanıyla doldur; yanlış form ileride kesinti ve düzeltme işi doğurur.

EIN aldıktan sonra

• Sorumlu kişi değişikliği: IRS talimatına göre EIN sahibi bir işletme, sorumlu kişisi değiştiğinde bunu 60 gün içinde Form 8822-B ile bildirmelidir. Şirket hissesini devrediyor veya yönetimi başkasına bırakıyorsan bu adımı unutma.
• Adres değişikliği: Şirketin adresi değiştiğinde de IRS kayıtlarını güncel tut; yazışmalar eski adrese gider.
• Yıllık bildirimler: Yabancı sahipli tek üyeli LLC'nin Form 5472 yükümlülüğü EIN'le birlikte başlar. Ayrıntılar için Amerika'da şirket kurmak rehberindeki yıllık takvime bak.

Sık yapılan hatalar

1. Çevrim içi EIN sisteminde ABD adresi uydurmak. Yanlış bilgiyle alınan numara, banka ve IRS süreçlerinde sorun çıkarır. ABD dışındaysan faks veya telefonu kullan.
2. "Önce ITIN lazım" diye aylarca beklemek. EIN için ITIN gerekmez.
3. SS-4'te şirket adını yanlış yazmak. Ad, eyalete sunduğun kuruluş belgesindekiyle birebir aynı olmalı.
4. EIN onay belgesini saklamamak. Bankalar ve ödeme kuruluşları sıkça ister.
5. Vergi görüşmesini aceleyle geçmek. Yanlış W-8/W-9 seçimi, kesinti ve düzeltme yazışması doğurur.

Kaynaklar

• IRS, Instructions for Form SS-4 (yeni sekmede açılır)
• IRS, Get an employer identification number (yeni sekmede açılır)
• IRS, Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) (yeni sekmede açılır)
• IRS, How to apply for an ITIN (yeni sekmede açılır)